Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Problemen en discussies rondom de wereld van de ICT.
(Off topic en niet-serieuze posts worden verwijderd)

Moderators: BJ, Johan81, Moderafo's

Gebruikersavatar
BJ
Moderator
Berichten: 1964
Lid geworden op: 29 okt 2002 11:25
Locatie: Delfzijl

Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Berichtdoor BJ » 11 sep 2017 18:26

Ik ben benieuwd of er hier mensen zijn die tips hebben.

In mijn werk heb ik jaren een mailbox gehad die ik volledig zelf in beheer had. Mijn systeem was simpel, alles wat nog moest gebeuren stond op "ongelezen". En ik zorgde er uiteraard voor dat ik niet teveel ongelezen mailtjes had staan.

Sinds dit jaar hebben we omdat de hoeveelheid werk toenam gekozen om met 2 (soms 3) collega's een gezamenlijk mailadres te gebruiken die we middels Outlook ook allemaal zelf kunnen inzien.

De vraag, wat is een handige manier om deze te gaan beheren?
Want iedereen krijgt natuurlijk de nieuwe mailtjes binnen. Ik zet die bijvoorbeeld weer op ongelezen. Een andere collega kijkt wat later in de mailbox en leest de mail en zet deze niet direct op ongelezen.
En wie gaat er iets met de mail doen?

In Outlook is het mogelijk om met categorieën te werken, dat lijkt een mogelijke oplossing. De mail komt binnen en krijgt direct een categorie. En na afhandeling plaatsen we vinkje (via Opvolgen) voor voltooid.

Maar wellicht zijn er slimmere manieren.

Gebruikersavatar
StillAwake
Generaal
Generaal
Berichten: 4627
Lid geworden op: 27 aug 2013 13:47

Re: Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Berichtdoor StillAwake » 11 sep 2017 18:31

BJ schreef:Ik ben benieuwd of er hier mensen zijn die tips hebben.

In mijn werk heb ik jaren een mailbox gehad die ik volledig zelf in beheer had. Mijn systeem was simpel, alles wat nog moest gebeuren stond op "ongelezen". En ik zorgde er uiteraard voor dat ik niet teveel ongelezen mailtjes had staan.

Sinds dit jaar hebben we omdat de hoeveelheid werk toenam gekozen om met 2 (soms 3) collega's een gezamenlijk mailadres te gebruiken die we middels Outlook ook allemaal zelf kunnen inzien.

De vraag, wat is een handige manier om deze te gaan beheren?
Want iedereen krijgt natuurlijk de nieuwe mailtjes binnen. Ik zet die bijvoorbeeld weer op ongelezen. Een andere collega kijkt wat later in de mailbox en leest de mail en zet deze niet direct op ongelezen.
En wie gaat er iets met de mail doen?

In Outlook is het mogelijk om met categorieën te werken, dat lijkt een mogelijke oplossing. De mail komt binnen en krijgt direct een categorie. En na afhandeling plaatsen we vinkje (via Opvolgen) voor voltooid.

Maar wellicht zijn er slimmere manieren.

Ieder een eigen adres geven waarheen mail wordt doorgestuurd?
Geef me de rust om te accepteren wat ik niet kan veranderen.
Geef me de moed om te veranderen wat ik kan.
Geef me de wijsheid om het verschil te zien.

Katlheen
Majoor
Majoor
Berichten: 1580
Lid geworden op: 08 okt 2005 15:56

Re: Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Berichtdoor Katlheen » 11 sep 2017 18:57

In mijn vorige functie hadden we dit probleem ook. Er zijn diverse mogelijkheden om tot een werkbaar systeem te komen. Je kunt bijvoorbeeld de naam van de medewerker in de titel van het mailtje typen, dan weten de andere collega's wie er mee aan de gang gaat. Je kunt in outlook ook mappen voor de collega's aanmaken. Afspraak is dan dat wanneer je een mail gaat behandelen, je deze naar die map sleept. Let wel, niet naar de persoonlijke inbox. Het is wel zo handig wanneer je bij afwezigheid even kunt checken wat de status is van een mail wanneer deze in een algemene mailbox blijft staan. Kortom, mogelijkheden genoeg. Bespreek gewoon even met de collega's wat het handigste systeem is voor jullie.
Wij veroordelen dogmatisch andere dogma's.

Gebruikersavatar
BJ
Moderator
Berichten: 1964
Lid geworden op: 29 okt 2002 11:25
Locatie: Delfzijl

Re: Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Berichtdoor BJ » 11 sep 2017 19:03

StillAwake schreef:Ieder een eigen adres geven waarheen mail wordt doorgestuurd?


Dat gaat niet werken. Stel we zijn met z'n tweeën. Er komt een mail binnen, die gaat dan naar twee personen. Beide personen weten niet of de ander al iets met de mail gedaan heeft. In het beste geval wordt er eerst overlegt. In het slechtste geval gaan beide ermee aan de slag, en dus wordt er twee keer tijd aan besteed. Dat is niet handig.

Gebruikersavatar
BJ
Moderator
Berichten: 1964
Lid geworden op: 29 okt 2002 11:25
Locatie: Delfzijl

Re: Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Berichtdoor BJ » 11 sep 2017 19:05

Katlheen schreef:In mijn vorige functie hadden we dit probleem ook. Er zijn diverse mogelijkheden om tot een werkbaar systeem te komen. Je kunt bijvoorbeeld de naam van de medewerker in de titel van het mailtje typen, dan weten de andere collega's wie er mee aan de gang gaat. Je kunt in outlook ook mappen voor de collega's aanmaken. Afspraak is dan dat wanneer je een mail gaat behandelen, je deze naar die map sleept. Let wel, niet naar de persoonlijke inbox. Het is wel zo handig wanneer je bij afwezigheid even kunt checken wat de status is van een mail wanneer deze in een algemene mailbox blijft staan. Kortom, mogelijkheden genoeg. Bespreek gewoon even met de collega's wat het handigste systeem is voor jullie.


Inderdaad, de mappenstructuur hebben we ook als optie al genomen. En dan kun je ook nog weer mappen maken met afgehandeld bijvoorbeeld. Is wel de weg waarop we ook een beetje zaten.
Naam typen is dan ook een goede optie, al kun je dat door middel van de categorie kleuren (en daar dus de naam aan hangen) ook doen. Is wellicht iets sneller.

We zijn in de bespreekfase :) Maar soms is het handig om dan even van buiten iemand mee te laten denken omdat je anders in je eigen technische richtingen blijft rondkijken.

Marnix
Maarschalk
Maarschalk
Berichten: 16417
Lid geworden op: 03 dec 2002 23:50

Re: Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Berichtdoor Marnix » 12 sep 2017 08:04

Het makkelijkste is (mits het geen POP is maar Exchange of Imap bijvoorbeeld) om gewoon een structuur te bedenken waardoor het voor iedereen helder is. Inbox is dan onbewerkt. Heb je het mailtje beantwoord, dan sleep je het naar de map beantwoord. Dan weet je dat die mail beantwoord is. Mocht iemand het beantwoorden bericht willen inzien, dan is dat te vinden in de "verzonden items". Mocht je soms met meer mensen in de mailbox werken en ook willen zien wanneer iemand aan het beantwoorden is, dat je niet samen een reactie typt, maak dan ook een mapje "in behandeling" aan. Dan sleepje een bericht als je hem gaat bewerken in "in behandeling" en na het reageren in "beantwoord".
If your god never disagrees with you, you might just be worshipping an idealized version of yourself
Tim Keller

Gebruikersavatar
BJ
Moderator
Berichten: 1964
Lid geworden op: 29 okt 2002 11:25
Locatie: Delfzijl

Re: Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Berichtdoor BJ » 12 sep 2017 21:21

Ik denk inderdaad dat we de mappenstructuur gaan gebruiken. Het is even wennen. Maar dat komt wel goed.

Marnix
Maarschalk
Maarschalk
Berichten: 16417
Lid geworden op: 03 dec 2002 23:50

Re: Beheren mailadres door meerdere gebruikers

Berichtdoor Marnix » 13 sep 2017 22:15

Ja, het vereist iets aan discipline maar daar ontkom je sowieso niet aan ;-)
If your god never disagrees with you, you might just be worshipping an idealized version of yourself
Tim Keller


Terug naar “Computer, Internet, Telecom & Elektronica”

Wie is er online

Gebruikers op dit forum: Geen geregistreerde gebruikers en 1 gast